Cómo anonimizar un acta del Pleno paso a paso

Las actas de Pleno son uno de los documentos que más problemas dan a los ayuntamientos: son públicas por transparencia pero contienen datos personales de vecinos, empleados y opositores. Esta guía explica cómo anonimizar un acta del Pleno cumpliendo el RGPD y la Ley 19/2013 de Transparencia.

Qué debe publicarse y qué debe anonimizarse

La Ley de Transparencia obliga a publicar los acuerdos y la actividad institucional, pero no exige exponer datos personales cuya divulgación no sea necesaria. La AEPD ha resuelto varias veces que la publicación de actas con nombres y detalles personales excede el fin y vulnera el principio de minimización (art. 5.1.c RGPD).

Se anonimizan siempre:

• Nombres de vecinos que intervienen en ruegos y preguntas.
• DNI, dirección, teléfono, IBAN de cualquier persona física.
• Datos de menores mencionados en asuntos escolares o sociales.
• Cuantías individuales de bonificaciones, fraccionamientos o ayudas.
• Referencias médicas, judiciales o de servicios sociales.

Se conservan normalmente:

• Nombre y apellidos de cargos electos y directivos por su función.
• Contenido íntegro del acuerdo, motivación y votación.

Guía paso a paso para anonimizar un acta del Pleno

1. Identifica el tipo de intervención: institucional (cargos) o personal (vecinos, empleados, particulares).
2. Marca los datos personales en el texto: nombres, DNI, direcciones, cantidades, referencias catastrales.
3. Redacta un extracto cuando la intervención revele datos íntimos: "una vecina expuso el impago de tributos por dificultades económicas".
4. Anonimiza en la capa de texto (no basta con un rectángulo negro).
5. Elimina metadatos, autor y comentarios del documento antes de publicarlo.
6. Deja constancia del criterio aplicado en un procedimiento interno.

Errores frecuentes en actas

• Publicar la grabación de la sesión sin editar cuando expone datos íntimos.
• Incluir literales de solicitudes de vecinos con el DNI o dirección.
• Añadir anexos con listados nominales.
• Reutilizar plantillas con el autor de un empleado concreto.

Referencia jurídica y casos

La AEPD ha resuelto expedientes contra varios ayuntamientos por publicar actas de Pleno con datos personales excesivos (ver caso E/01062/2016 de Los Alcázares). Contar con un procedimiento escrito de anonimización es una de las medidas de responsabilidad proactiva más valoradas.

Cómo lo hace anonimIA

anonimIA incorpora modelos entrenados en actas y resoluciones municipales españolas: detecta automáticamente nombres, DNI, IBAN y referencias catastrales, permite decidir qué se mantiene por interés público y genera un informe auditable para el expediente.