Guía práctica · RGPD
Actas de Pleno: un caso real de la AEPD por publicar datos personales
La transparencia municipal exige informar sobre las decisiones adoptadas por los órganos de gobierno. Sin embargo, esa obligación no convierte en publicables todos los datos personales que aparezcan en las intervenciones, solicitudes o expedientes tratados durante una sesión.
El caso del Ayuntamiento de Los Alcázares muestra por qué las actas de Pleno deben revisarse antes de difundirse en una web o tablón municipal.
¿Qué información se publicó?
El Ayuntamiento publicó en abierto el acta de una sesión ordinaria del Pleno celebrada el 26 de febrero de 2014. El documento estaba disponible en la página web municipal y en el tablón de anuncios.
En el acta aparecían el nombre y los apellidos de un vecino, su condición de residente, una solicitud de fraccionamiento de varios impuestos municipales impagados y las cantidades concretas adeudadas.
El Ayuntamiento alegó que la publicación respondía al deber de facilitar información sobre la actividad de la corporación local. La AEPD concluyó, sin embargo, que los datos difundidos eran excesivos y no pertinentes para esa finalidad.
La transparencia no exige identificar al ciudadano
La ciudadanía podía conocer el asunto tratado, el sentido del debate y la decisión adoptada sin necesidad de identificar al vecino ni revelar su situación tributaria. La publicidad de la actuación municipal debía limitarse a la información necesaria.
La resolución se dictó bajo la anterior Ley Orgánica 15/1999, pero el criterio práctico sigue siendo plenamente útil: el principio de minimización obliga a evitar la publicación de datos que no resulten necesarios para la finalidad de transparencia.
¿Qué tuvo que hacer el Ayuntamiento?
La AEPD requirió la retirada del acta completa y la publicación de un extracto que eliminase los datos de la persona afectada. También indicó que el Ayuntamiento debía dar publicidad resumida a las sesiones, acuerdos y resoluciones y, con carácter general, anonimizar los datos personales incluidos en esos extractos.
Como medida interna, el Ayuntamiento comunicó a sus departamentos que las resoluciones debían contener únicamente los datos estrictamente necesarios y que podían emplearse referencias o iniciales para evitar identificaciones innecesarias.
Fuente oficial: Expediente E/01062/2016.
Qué datos deben revisarse en un acta municipal
- Nombres y apellidos de particulares.
- DNI, NIE y otros números identificativos.
- Direcciones, teléfonos y correos electrónicos.
- Información tributaria, bancaria o patrimonial.
- Datos de salud, discapacidad o servicios sociales.
- Información sobre menores y situaciones familiares.
- Matrículas, referencias catastrales y firmas.
- Datos incluidos en anexos, escritos o documentos incorporados al acta.
Acta íntegra y versión pública: dos documentos distintos
El expediente administrativo puede conservar el documento íntegro cuando exista una base jurídica para ello. La web municipal, en cambio, debe mostrar una versión preparada específicamente para el acceso público.
Separar ambas versiones permite preservar la integridad del expediente y reducir el riesgo de que los buscadores indexen información personal durante años.
Cómo anonimizar un acta de Pleno antes de publicarla
- Identificar a las personas particulares mencionadas y el contexto de cada referencia.
- Determinar qué información es imprescindible para entender el acuerdo.
- Eliminar o sustituir los identificadores innecesarios.
- Comprobar si otros datos permiten una identificación indirecta.
- Revisar anexos, firmas y documentos incorporados.
- Validar la versión pública y conservarla separada del original.
Preguntas frecuentes
¿Deben publicarse íntegramente las actas de Pleno?
La publicidad de la actividad municipal debe compatibilizarse con la protección de datos. Cuando el acta contiene información personal innecesaria, debe generarse una versión pública o un extracto anonimizado.
¿Basta con sustituir el nombre por iniciales?
No siempre. La combinación de localidad, deuda, domicilio, cargo o circunstancias personales puede permitir reconocer a la persona incluso sin mostrar su nombre completo.
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