Atas de reunião: um caso real da AEPD por publicar dados pessoais

A transparência municipal exige informar sobre as decisões dos órgãos de governo. Contudo, essa obrigação não torna publicáveis todos os dados pessoais que apareçam nas intervenções, pedidos ou processos tratados durante uma sessão.

O caso do Município de Los Alcázares mostra porque as atas de reunião devem ser revistas antes de serem divulgadas num site ou quadro municipal.

Que informação foi publicada?

O Município publicou em aberto a ata de uma sessão ordinária realizada em 26 de fevereiro de 2014. Nela apareciam o nome e apelidos de um cidadão, um pedido de pagamento faseado de impostos municipais em dívida e os montantes concretos em atraso.

A AEPD concluiu que os dados divulgados eram excessivos e não pertinentes para a finalidade de informar sobre a atividade da corporação local.

A transparência não exige identificar o cidadão

Os cidadãos podiam conhecer o assunto tratado e a decisão adotada sem necessidade de identificar o vizinho nem revelar a sua situação fiscal. A publicidade devia limitar-se à informação necessária.

A decisão foi proferida sob a anterior Lei Orgânica 15/1999, mas o critério prático continua útil: o princípio da minimização obriga a evitar a publicação de dados não necessários para a finalidade de transparência.

O que teve o Município de fazer?

A AEPD exigiu a retirada da ata completa e a publicação de um extrato que eliminasse os dados da pessoa afetada. Indicou também que o Município devia anonimizar, com caráter geral, os dados pessoais incluídos nos extratos de sessões, deliberações e decisões.

Fonte oficial: Processo E/01062/2016.

Que dados rever numa ata municipal

• Nomes e apelidos de particulares.
• Números de identificação civil e fiscal.
• Moradas, telefones e emails.
• Informação fiscal, bancária ou patrimonial.
• Dados de saúde, deficiência ou serviços sociais.
• Informação sobre menores e situações familiares.
• Matrículas, referências prediais e assinaturas.

Como anonimizar uma ata antes de a publicar

1. Identificar as pessoas particulares mencionadas e o contexto de cada referência.
2. Determinar que informação é imprescindível para compreender a deliberação.
3. Eliminar ou substituir identificadores desnecessários.
4. Verificar se outros dados permitem identificação indireta.
5. Rever anexos, assinaturas e documentos incorporados.
6. Validar a versão pública e conservá-la separada do original.

Como o anonimIA ajuda

O anonimIA ajuda a preparar versões públicas de atas, deliberações e processos administrativos com um processo de deteção, revisão e validação.