Qué anonimizar en cada departamento municipal: guía por áreas

Respuesta corta: el riesgo no está repartido por igual dentro de un ayuntamiento. Secretaría y servicios sociales concentran los datos más sensibles; contratación y subvenciones, el mayor volumen de publicación. Esta guía recorre las áreas una a una.

Secretaría y órganos colegiados

Documentos: actas de pleno y de junta de gobierno, decretos, resoluciones, edictos.

Qué revisar: nombres y domicilios de vecinos que aparecen en los puntos del orden del día, importes de ayudas individuales, expedientes sancionadores, matrículas en asuntos de tráfico. Las intervenciones de los cargos electos en el ejercicio de su cargo sí son información pública.

Error frecuente: anonimizar el cuerpo del acta y publicar sin revisar los anexos.

Contratación

Documentos: expedientes de licitación, actas de mesa, informes técnicos, adjudicaciones.

Qué revisar: datos de personas físicas licitadoras, DNI en escrituras de apoderamiento, firmas manuscritas, datos bancarios, currículos del personal adscrito.

Error frecuente: publicar el PDF firmado con los metadatos del archivo original intactos.

Subvenciones y ayudas

Documentos: listados de beneficiarios, resoluciones de concesión, justificaciones.

Qué revisar: el propio hecho de recibir determinada ayuda revela información sensible —vulnerabilidad económica, discapacidad, situación familiar—. La publicación nominal solo procede cuando una norma la exige.

Error frecuente: publicar el concepto detallado de la ayuda junto al nombre completo.

Urbanismo y disciplina

Documentos: licencias, expedientes de disciplina urbanística, información pública de planeamiento.

Qué revisar: referencias catastrales y direcciones concretas identifican a una persona igual que su nombre cuando se combinan con el expediente.

Personal y recursos humanos

Documentos: bolsas de empleo, listas de admitidos y excluidos, resultados de procesos selectivos.

Qué revisar: el documento identificativo debe publicarse en la forma prevista en la disposición adicional séptima de la LOPDGDD; los motivos de exclusión no deben revelar datos de salud ni situaciones personales.

Servicios sociales

Documentos: informes sociales, expedientes de dependencia, ayudas de emergencia.

Qué revisar: prácticamente todo. Aquí conviene trabajar con seudonimización interna y anonimización estricta para cualquier salida al exterior.

Un flujo común para todas las áreas

Cada departamento tiene su casuística, pero el procedimiento es el mismo: detectar, decidir entre anonimizar o seudonimizar, revisar y dejar registro. Cuando ese flujo está automatizado con reglas propias por tipo de documento, la diferencia entre áreas se resuelve en la configuración, no en el esfuerzo manual.

Puedes ampliar el contexto normativo en la guía de anonimización en la Administración pública.

Preguntas frecuentes

¿Cada departamento necesita reglas distintas?

Sí, y es lo recomendable: lo que hay que proteger en un expediente de contratación no coincide con lo de un informe social. Las listas blancas evitan tachar términos técnicos necesarios.

¿Quién decide qué se anonimiza en cada caso?

La decisión corresponde al órgano responsable del expediente, con el apoyo del delegado de protección de datos en los casos dudosos.

¿Hay que anonimizar también los documentos internos?

Si no salen del organismo, suele bastar la seudonimización y el control de accesos. La anonimización irreversible es para lo que se publica o se entrega.