Implantar software en la Administración Pública: perfiles y claves | oGov

Implantar una solución tecnológica en una Administración Pública no consiste simplemente en proporcionar acceso a un software. Cuando una aplicación trabaja sobre expedientes, documentos administrativos, datos personales, información pública o procedimientos internos, su implantación afecta también a procesos, responsabilidades, cumplimiento normativo y formas de trabajo. Por eso, además de preguntarnos qué hace el software, deberíamos preguntarnos: ¿qué equipo va a conseguir que funcione correctamente dentro de la Administración?

La anonimización documental es un buen ejemplo

Una herramienta puede detectar nombres, DNI, direcciones o cuentas bancarias. Pero implantar una solución de anonimización supone también determinar qué documentos se tratarán, para qué finalidad, qué criterios deben configurarse, quién utilizará el sistema, cómo se gestionarán las excepciones y cómo encajará todo ello en los procedimientos de la organización. En otras palabras: no se implanta únicamente software. Se implanta un proceso.

El ciclo del SaaS y el proyecto de implantación no son lo mismo

Esta distinción es importante. Por un lado está el ciclo de vida del producto SaaS: desarrollo, mantenimiento, seguridad, infraestructura, pruebas, nuevas funcionalidades, corrección de incidencias y evolución permanente. Ahí trabajan principalmente perfiles de desarrollo, producto, infraestructura y ciberseguridad.

Por otro lado está la implantación de ese producto en una Administración concreta. Aquí las necesidades son diferentes: definir alcance y casos de uso, configurar la solución, comprender los procedimientos de la entidad, establecer usuarios, formar al personal, acompañar la puesta en marcha y resolver dudas. Por eso, un proyecto tecnológico para la Administración no tiene por qué estar dirigido exclusivamente por perfiles técnicos. El perfil técnico entra cuando aporta valor técnico: por ejemplo, para conectar una API con un gestor de expedientes, configurar autenticación, realizar una integración o resolver una necesidad avanzada.

¿Qué perfiles debería tener un proyecto de software para la Administración?

No todos los contratos necesitan exactamente el mismo equipo. Pero cuando el software interviene sobre documentación, procedimientos administrativos o información sensible, existen cinco competencias especialmente relevantes.

1. Conocimiento de Administración Pública

El equipo debe entender cómo funciona la organización en la que está implantando la solución. Procedimientos, órganos, departamentos, expedientes, responsables, tiempos administrativos y relaciones entre diferentes áreas condicionan la implantación. La experiencia trabajando con Administraciones permite anticipar problemas que difícilmente aparecen en una demostración de producto.

2. Conocimiento jurídico

Cuando el software afecta al tratamiento o publicación de documentación administrativa, resulta especialmente valioso contar con conocimiento en materias como Derecho Administrativo, protección de datos, Derecho digital, transparencia y derecho de acceso a la información pública. Una aplicación puede identificar información; comprender qué debe hacerse con esa información depende también de su contexto jurídico y administrativo.

3. Protección de datos y cumplimiento

Cuando se procesan documentos que contienen datos personales, RGPD, LOPDGDD, seguridad de la información y gobernanza del dato forman parte del proyecto. Por eso es importante que el equipo responsable de la implantación sea capaz de trasladar esos requisitos al uso y configuración de la solución.

4. Gestión de proyectos

Implantar significa también organizar. Hay que definir responsables, calendario, configuraciones, sesiones de trabajo, formación, puesta en producción y seguimiento. Una buena herramienta puede terminar infrautilizada si no existe una implantación correctamente gestionada.

5. Capacidad técnica cuando sea necesaria

Los perfiles tecnológicos son esenciales cuando el proyecto requiere API, interoperabilidad, integración con gestores de expedientes, autenticación, conexión con portales u otros sistemas, o configuraciones avanzadas. Pero en un SaaS desarrollado y mantenido de forma continua, no tiene sentido convertir automáticamente cada implantación en un proyecto de desarrollo.

Así lo implantamos en oGov

Nuestra metodología parte de más de una década trabajando con Administraciones Públicas en proyectos tecnológicos, transparencia, gobierno abierto y transformación digital. En proyectos como AnonimizIA, nuestra solución de anonimización y seudonimización documental, diferenciamos claramente cuatro funciones.

1. Dirección funcional, jurídica y estratégica

Responsable: Ana Gloria Gómez, CEO de oGov. Su función no es realizar el seguimiento diario de cada tarea, sino definir y supervisar el marco en el que se desarrolla el proyecto: definición funcional, adecuación del proyecto al contexto de la Administración, criterios jurídicos y de cumplimiento, definición de casos de uso, resolución de cuestiones funcionales complejas, coordinación entre necesidades de cliente y evolución de producto, y supervisión estratégica del proyecto.

Formación vinculada al proyecto: Licenciada en Derecho, Licenciada en Ciencias Políticas y de la Administración, Máster en Gobierno y Administración Pública, formación específica en Inteligencia Artificial, programa de Big Data aplicado a la Administración Pública, Legal Tech, protección de datos, gestión de proyectos, Service Design y Esquema Nacional de Seguridad por CCN-CERT. A ello se suma una trayectoria de más de una década vinculada a proyectos de Administración Pública, transparencia, gobierno abierto, innovación y tecnología pública.

2. Dirección y coordinación del proyecto

Responsable: Noelia Machado, líder del equipo de proyectos de oGov. Es el perfil encargado de convertir el alcance definido en un proyecto ejecutable. Entre sus funciones están la planificación de la implantación, coordinación del equipo, definición de hitos, organización de reuniones, supervisión de configuraciones, coordinación de la formación, seguimiento de la puesta en marcha, control de incidencias funcionales y coordinación con los diferentes responsables de la Administración.

Es politóloga y especialista en Administración Pública, con formación y experiencia en transparencia, gobierno abierto y protección de datos y una trayectoria consolidada coordinando proyectos para Administraciones Públicas.

3. Responsable directo de implantación y acompañamiento

Cada proyecto cuenta además con un perfil asignado que actúa como interlocutor habitual de la Administración. Es probablemente la persona con la que más contacto tiene el cliente durante la implantación y posteriormente durante el uso ordinario de la solución. Sus funciones incluyen configuración operativa, contacto directo con los responsables de la entidad, preparación y realización de formaciones, resolución de dudas, acompañamiento durante la puesta en marcha, seguimiento del uso, soporte funcional y escalado de cuestiones jurídicas, funcionales o técnicas cuando sea necesario.

En oGov este rol se asigna, según las características del proyecto, a profesionales con formación en ámbitos como Derecho, Gestión y Administración Pública o Ciencias Políticas, y con experiencia trabajando con Administraciones Públicas. De esta forma, el primer nivel de interlocución del cliente no es únicamente un soporte tecnológico: es un perfil capaz de comprender el contexto administrativo en el que se está utilizando la herramienta.

4. Equipo técnico cuando el proyecto lo requiere

Los perfiles técnicos trabajan permanentemente sobre el producto, su mantenimiento, seguridad y evolución. No obstante, se incorporan al proyecto concreto cuando existe una necesidad que lo justifica: integración mediante API, conexión con gestores de expedientes, autenticación, interoperabilidad, configuración técnica avanzada, incidencias de infraestructura o desarrollos específicos. Así diferenciamos la evolución continua del producto SaaS de la implantación funcional en cada Administración.

¿Puede exigirse este equipo en una licitación?

La Ley de Contratos del Sector Público permite que la capacidad profesional de quienes participan en un contrato tenga relevancia. El artículo 90 de la LCSP establece que, en los contratos de servicios, la solvencia técnica o profesional puede valorarse atendiendo a los conocimientos técnicos, eficacia, experiencia y fiabilidad del empresario y contempla entre sus posibles medios de acreditación las titulaciones académicas y profesionales de responsables y técnicos.

Además, el artículo 76 permite solicitar la identificación y cualificación profesional del personal responsable de ejecutar la prestación y exigir, cuando esté justificado, la adscripción al contrato de determinados medios personales. Estas exigencias deben estar siempre vinculadas al objeto del contrato y ser razonables y proporcionales.

Ejemplo de perfiles que podrían contemplarse en un pliego

Cuando el objeto contractual lo justifique, una Administración podría valorar o exigir la adscripción de un equipo que reúna competencias como:

• Responsable funcional/jurídico: titulación universitaria en Derecho o equivalente, conocimientos acreditables en protección de datos y experiencia en proyectos vinculados a Administración Pública.
• Responsable de proyecto: titulación relacionada con Administración Pública, Derecho, Ciencias Políticas, Gestión y Administración Pública o similar, junto con experiencia en coordinación de proyectos para entidades públicas.
• Consultor de implantación: formación relacionada con Derecho, Gestión Pública, Ciencias Políticas o ámbitos equivalentes y experiencia en implantación, formación y acompañamiento a usuarios.
• Perfil técnico, cuando existan integraciones: formación o experiencia acreditable en integración de sistemas, APIs, interoperabilidad o tecnologías relacionadas con el objeto contractual.

El número de años, titulaciones concretas y experiencia exigida debe adaptarse siempre a la complejidad, alcance y características reales del contrato. Todo debería acreditarse con la documentación pertinente.

Checklist: qué mirar además del software

Antes de seleccionar una solución tecnológica para una Administración conviene comprobar:

• quién dirigirá funcionalmente el proyecto;
• quién será el responsable de su ejecución;
• qué persona tendrá contacto cotidiano con la Administración;
• qué experiencia tienen trabajando con sector público;
• qué conocimiento existe de protección de datos y Derecho Administrativo;
• quién realizará la configuración y la formación;
• cómo se resolverán los casos complejos;
• qué perfiles técnicos existen si se necesita una integración;
• y qué equipo seguirá acompañando a la entidad después de la puesta en marcha.

Porque elegir software para una Administración también es elegir quién será capaz de implantarlo.

Si estás valorando una solución de anonimización para tu Administración, puedes consultar la guía de anonimización para Administración Pública, el pliego tipo para contratar anonimización con IA o conocer al equipo de oGov.