Anonimizar documentos: 15 perguntas frequentes

Estas são as perguntas que mais se repetem entre responsáveis pela privacidade, secretarias e escritórios de advogados antes de publicar documentos com dados pessoais.

Conceitos básicos

O que é anonimizar um documento?

É suprimir de forma irreversível os dados que identificam uma pessoa (nome, número de identificação, morada, telefone, email, IBAN, matrícula, dados de saúde), de modo que o ficheiro entregue já não os contenha nem permita recuperá-los.

Anonimizar é o mesmo que pseudonimizar?

Não. A pseudonimização substitui o dado por um código, token ou dado sintético e pode ser revertida com informação guardada em separado. O RGPD continua a considerar esses dados pessoais.

Basta desenhar um retângulo preto sobre o texto?

Não. O texto continua selecionável por baixo e os metadados intactos. É preciso eliminar o conteúdo do próprio ficheiro.

Erros habituais

• Metadados: autor, revisões, comentários e caminhos de ficheiro.
• Cabeçalhos, rodapés e carimbos de registo.
• Anexos digitalizados, que exigem OCR.
• Nomes de ficheiro com o número de identificação.
• Dados indiretos que identificam por contexto.

Processo e controlo

É necessária revisão humana?

Sim. A deteção automática acelera o trabalho, mas a responsabilidade pela publicação é da organização.

É possível processar em lote?

Sim, com revisão prévia ao download e registo de cada documento processado.

Requisitos do fornecedor

O que exigir no setor público?

Cumprimento do Esquema Nacional de Segurança (Real Decreto 311/2022) quando se trata de informação do setor público espanhol. A oGov tem ENS Médio e os servidores de implementação ENS Alto.

Porque importa o certificado de governo do dado?

Porque comprova regras sobre quem acede aos dados, onde ficam alojados e por quanto tempo.

Os documentos servem para treinar modelos?

Na anonimizia não. São processados para devolver o ficheiro anonimizado, com cifra em trânsito e em repouso e registo auditável.