Qué datos personales hay que eliminar antes de publicar un documento

Antes de publicar un documento en un portal de transparencia, en un boletín oficial o compartirlo con terceros, hay que anonimizar todos los datos personales, no solo el nombre. Esta guía enumera qué categorías eliminar y por qué son datos personales según el RGPD.

Identificadores directos

• Nombre y apellidos.
• DNI, NIE, pasaporte y otros documentos.
• Número de la Seguridad Social o mutualidad.
• Correo electrónico y teléfono.
• Dirección postal completa.
• Firma manuscrita y firma digital visible.
• Fotografía o imagen que permita reconocer a la persona.

Identificadores financieros y patrimoniales

• Número de cuenta bancaria (IBAN, SWIFT).
• Número de tarjeta y códigos de pago.
• Referencia catastral y datos registrales asociados a una persona.
• Matrículas de vehículos y VIN.

Cuasi-identificadores (los grandes olvidados)

Combinados, pueden identificar a alguien aunque hayas anonimizado el nombre:

• Fecha de nacimiento exacta.
• Código postal + sexo + edad.
• Puesto de trabajo poco frecuente en una organización pequeña.
• Discapacidad o enfermedad rara.
• Ruta escolar, centro médico o parroquia.

Datos de categorías especiales (art. 9 RGPD)

• Datos de salud, historial clínico, informes psicológicos.
• Origen racial o étnico.
• Opiniones políticas, sindicales, religiosas o filosóficas.
• Datos genéticos y biométricos.
• Orientación sexual y vida sexual.
• Antecedentes penales y datos judiciales.

Datos técnicos y metadatos

• Autor del documento y aplicaciones utilizadas.
• Rutas del sistema, nombres de red y usuarios.
• IPs, direcciones MAC y cookies.
• Comentarios y control de cambios.
• Geolocalización EXIF en imágenes.

Datos de menores y colectivos vulnerables

Requieren especial cuidado. Debe anonimizarse cualquier información que permita identificar a menores, víctimas de violencia, personas migrantes en situación irregular o pacientes.

Checklist antes de publicar

1. Recorre el documento marcando cada dato de las categorías anteriores.
2. Anonimiza los directos y evalúa el riesgo de los cuasi-identificadores.
3. Elimina metadatos y comentarios.
4. Comprueba anexos, imágenes y enlaces.
5. Registra el proceso para poder acreditarlo (art. 5.2 RGPD).

Cómo anonimIA lo automatiza

anonimIA reconoce todas estas categorías con IA entrenada en vocabulario administrativo ibérico y las anonimiza automáticamente, dejando trazabilidad de qué se eliminó y quién lo revisó.