Que dados pessoais eliminar antes de publicar um documento

Antes de publicar um documento num portal de transparência, num boletim oficial ou de o partilhar com terceiros, é preciso anonimizar todos os dados pessoais, não apenas o nome. Este guia enumera que categorias eliminar e porquê são dados pessoais segundo o RGPD.

Identificadores diretos

• Nome e apelidos.
• NIF, cartão de cidadão, passaporte e outros documentos.
• Número da Segurança Social.
• Email e telefone.
• Morada postal completa.
• Assinatura manuscrita e assinatura digital visível.
• Fotografia ou imagem que permita reconhecer a pessoa.

Identificadores financeiros e patrimoniais

• IBAN, SWIFT.
• Número de cartão e códigos de pagamento.
• Matriz predial e dados registais associados a uma pessoa.
• Matrículas de veículos e VIN.

Quase-identificadores (os grandes esquecidos)

Combinados, podem identificar alguém mesmo com o nome anonimizado:

• Data de nascimento exata.
• Código postal + sexo + idade.
• Cargo pouco frequente numa organização pequena.
• Deficiência ou doença rara.
• Escola, centro de saúde ou paróquia.

Dados de categorias especiais (art. 9.º RGPD)

• Dados de saúde e relatórios clínicos.
• Origem racial ou étnica.
• Opiniões políticas, sindicais, religiosas ou filosóficas.
• Dados genéticos e biométricos.
• Orientação sexual e vida sexual.
• Antecedentes criminais e dados judiciais.

Dados técnicos e metadados

• Autor do documento e aplicações utilizadas.
• Caminhos do sistema, nomes de rede e utilizadores.
• IPs, endereços MAC e cookies.
• Comentários e controlo de alterações.
• Geolocalização EXIF em imagens.

Dados de menores e grupos vulneráveis

Requerem cuidado especial. Deve anonimizar-se qualquer informação que permita identificar menores, vítimas de violência, pessoas migrantes em situação irregular ou doentes.

Checklist antes de publicar

1. Percorra o documento marcando cada dado das categorias anteriores.
2. Anonimize os diretos e avalie o risco dos quase-identificadores.
3. Elimine metadados e comentários.
4. Verifique anexos, imagens e ligações.
5. Registe o processo para o poder demonstrar (art. 5.º/2 RGPD).

Como o anonimIA automatiza

O anonimIA reconhece todas estas categorias com IA treinada em vocabulário administrativo ibérico e anonimiza-as automaticamente, com rastreabilidade do que foi eliminado e por quem foi revisto.