¿Puede una Administración usar una IA generalista para anonimizar documentos? | RGPD y ENS

¿Puede una Administración usar una IA generalista para anonimizar documentos?

Una Administración no debería introducir documentos con datos personales en una IA generalista solo porque sea capaz de anonimizarlos. Subir el documento original ya constituye un tratamiento de datos personales y, por tanto, las garantías jurídicas y técnicas deben existir antes de que la IA elimine un solo dato.

Ese es el principal riesgo que suele pasarse por alto.

El problema empieza antes de anonimizar

Para anonimizar un expediente, la IA tiene que acceder primero a la versión que todavía contiene los datos personales.

DNI, firmas, direcciones, correos electrónicos, IBAN, información sobre menores o datos especialmente sensibles pueden entrar en el sistema antes de obtener la versión anonimizada.

El artículo 4.2 del RGPD considera tratamiento operaciones como la consulta, utilización, conservación o transmisión de datos personales. Por tanto, subir un documento a una herramienta de IA ya es tratamiento.

Que el resultado final esté correctamente anonimizado no elimina las obligaciones que existían durante el procesamiento.

No basta con preguntar si la IA «cumple RGPD»

Antes de utilizar una IA con documentación administrativa, la Administración debería poder responder al menos a estas preguntas:

• ¿Dónde se procesa el documento?
• ¿Se almacena y durante cuánto tiempo?
• ¿Se utiliza para entrenar o mejorar modelos?
• ¿Se comparte con otros proveedores?
• ¿Existen subencargados?
• ¿Puede haber transferencias internacionales?
• ¿Quién puede acceder?
• ¿Qué ocurre con los archivos después del procesamiento?

Estas cuestiones derivan directamente de principios del artículo 5 RGPD como la limitación de la finalidad, minimización, limitación de la conservación e integridad y confidencialidad.

El proveedor puede convertirse en encargado del tratamiento

Cuando un tercero procesa documentación por cuenta de una Administración, normalmente debe analizarse el artículo 28 RGPD. La Administración tiene que utilizar proveedores que ofrezcan garantías suficientes y regular cuestiones como: finalidad, duración del tratamiento, instrucciones, seguridad, confidencialidad, subencargados y eliminación de los datos.

Por eso aceptar las condiciones generales de una aplicación no es necesariamente suficiente para cargar expedientes administrativos reales. La Administración necesita conocer exactamente bajo qué condiciones procesa el proveedor esa información.

«No usamos tus datos para entrenar» es importante, pero no suficiente

Una garantía de no entrenamiento es muy relevante, pero solo responde a una parte del problema. Una herramienta puede no entrenar modelos con los documentos y, aun así: almacenarlos, generar logs, realizar copias de seguridad, transmitirlos a subencargados o procesarlos fuera del entorno inicialmente previsto.

Por eso deben analizarse separadamente: entrenamiento, almacenamiento, reutilización, terceros, ubicación y eliminación.

En protección de datos, una etiqueta comercial no sustituye a una evidencia técnica o contractual.

En el sector público entra además en juego el ENS

En España, el análisis no termina en el RGPD. El Real Decreto 311/2022 extiende el Esquema Nacional de Seguridad a determinados sistemas de proveedores privados que prestan servicios o proporcionan soluciones al sector público.

Cuando una solución va a procesar de forma recurrente documentación administrativa original, la acreditación ENS y el nivel de seguridad alcanzado deberían formar parte de la decisión de compra.

No cualquier herramienta tiene automáticamente que ser ENS Medio: la categoría depende del análisis de riesgos. Pero existe una diferencia relevante: los sistemas de categoría MEDIA y ALTA requieren auditoría para su certificación de conformidad, mientras que BÁSICA puede acreditarse mediante autoevaluación.

Una arquitectura más segura: anonimizar antes de utilizar una IA generalista

En muchos casos existe una alternativa más coherente con el principio de minimización:

documento original → solución especializada de anonimización → documento anonimizado → IA generativa.

Si una IA únicamente necesita resumir un contrato, clasificar un expediente o extraer determinada información, probablemente no necesita conocer el DNI, domicilio, firma o cuenta bancaria de las personas que aparecen en él. Anonimizar previamente reduce la cantidad de información personal expuesta a posteriores herramientas.

Para más detalle sobre esta distinción, consulta nuestra guía sobre anonimización y seudonimización y sobre cómo anonimizar un PDF paso a paso.

¿Qué tipo de solución debería utilizar una Administración?

Una Administración debería priorizar una solución específicamente diseñada para anonimización documental que pueda acreditar: tratamiento limitado a la finalidad, control sobre almacenamiento y terceros, ausencia de reutilización para entrenamiento, seguridad, trazabilidad y cumplimiento del ENS cuando resulte aplicable.

La capacidad de encontrar un DNI es solo una parte del problema. La cuestión realmente importante es qué ocurre con ese DNI antes de que sea eliminado.

AnonimizIA: anonimización diseñada para el sector público

AnonimizIA, desarrollada por oGov, está concebida específicamente para trabajar con documentación administrativa. Su enfoque combina anonimización mediante IA con garantías de seguridad, trazabilidad y gobierno del dato.

Según la información pública del servicio, los modelos se ejecutan en servidores de la Unión Europea sin enviar los documentos a APIs externas, oGov acredita ENS categoría MEDIA y la infraestructura utilizada dispone de ENS ALTO. La plataforma incorpora además registro de las operaciones y certificado de gobierno del dato.

Porque para una Administración no basta con que el documento final esté anonimizado. También debe poder confiar en todo lo que ocurre antes de obtenerlo.

Preguntas frecuentes

¿Subir un documento a una IA es tratamiento de datos personales?

Sí, cuando contiene datos personales. La consulta, transmisión o utilización del documento ya constituyen tratamiento conforme al RGPD.

¿Puede una Administración utilizar ChatGPT, Gemini o Copilot para anonimizar?

No existe una prohibición general por producto. Debe analizarse la modalidad concreta utilizada y sus garantías sobre finalidad, almacenamiento, entrenamiento, subencargados, ubicación, seguridad y relación contractual.

¿Qué debe tener una IA para anonimización del sector público?

Debe ofrecer garantías verificables de protección de datos, seguridad, control de terceros, limitación de finalidad, trazabilidad y cumplimiento del ENS cuando resulte aplicable.