Pode uma Administração usar uma IA generalista para anonimizar documentos? | RGPD e ENS

Pode uma Administração usar uma IA generalista para anonimizar documentos?

Uma Administração não deveria introduzir documentos com dados pessoais numa IA generalista só porque ela é capaz de os anonimizar. Carregar o documento original já constitui um tratamento de dados pessoais e, por isso, as garantias jurídicas e técnicas devem existir antes de a IA eliminar um único dado.

Este é o principal risco que costuma ser ignorado.

O problema começa antes de anonimizar

Para anonimizar um processo, a IA tem de aceder primeiro à versão que ainda contém os dados pessoais.

Números de identificação, assinaturas, moradas, endereços de e-mail, IBAN, informação sobre menores ou dados especialmente sensíveis podem entrar no sistema antes de se obter a versão anonimizada.

O artigo 4.2 do RGPD considera tratamento operações como a consulta, utilização, conservação ou transmissão de dados pessoais. Portanto, carregar um documento numa ferramenta de IA já é tratamento.

O facto de o resultado final estar corretamente anonimizado não elimina as obrigações que existiam durante o processamento.

Não basta perguntar se a IA «cumpre o RGPD»

Antes de utilizar uma IA com documentação administrativa, a Administração deveria poder responder, pelo menos, a estas perguntas:

• Onde é processado o documento?
• É armazenado e durante quanto tempo?
• É utilizado para treinar ou melhorar modelos?
• É partilhado com outros fornecedores?
• Existem subcontratantes?
• Pode haver transferências internacionais?
• Quem pode aceder?
• O que acontece aos ficheiros após o processamento?

Estas questões derivam diretamente de princípios do artigo 5.º do RGPD, como a limitação das finalidades, a minimização, a limitação da conservação e a integridade e confidencialidade.

O fornecedor pode tornar-se subcontratante (encarregado do tratamento)

Quando um terceiro processa documentação por conta de uma Administração, normalmente deve analisar-se o artigo 28.º do RGPD. A Administração tem de utilizar fornecedores que ofereçam garantias suficientes e regular questões como: finalidade, duração do tratamento, instruções, segurança, confidencialidade, subcontratantes e eliminação dos dados.

Por isso, aceitar as condições gerais de uma aplicação não é necessariamente suficiente para carregar processos administrativos reais. A Administração precisa de conhecer exatamente em que condições o fornecedor processa essa informação.

«Não usamos os seus dados para treinar» é importante, mas não suficiente

Uma garantia de não treino é muito relevante, mas responde apenas a uma parte do problema. Uma ferramenta pode não treinar modelos com os documentos e, ainda assim: armazená-los, gerar registos, fazer cópias de segurança, transmiti-los a subcontratantes ou processá-los fora do ambiente inicialmente previsto.

Por isso, devem analisar-se separadamente: treino, armazenamento, reutilização, terceiros, localização e eliminação.

Em proteção de dados, um rótulo comercial não substitui uma evidência técnica ou contratual.

No setor público entra também em jogo o ENS

Em Espanha, a análise não termina no RGPD. O Real Decreto 311/2022 estende o Esquema Nacional de Segurança (ENS) a determinados sistemas de fornecedores privados que prestam serviços ou fornecem soluções ao setor público.

Quando uma solução vai processar de forma recorrente documentação administrativa original, a acreditação ENS e o nível de segurança alcançado deveriam fazer parte da decisão de compra.

Nem qualquer ferramenta tem automaticamente de ser ENS Médio: a categoria depende da análise de riscos. Mas existe uma diferença relevante: os sistemas de categoria MÉDIA e ALTA exigem auditoria para a sua certificação de conformidade, enquanto a BÁSICA pode ser acreditada mediante autoavaliação.

Uma arquitetura mais segura: anonimizar antes de utilizar uma IA generalista

Em muitos casos existe uma alternativa mais coerente com o princípio da minimização:

documento original → solução especializada de anonimização → documento anonimizado → IA generativa.

Se uma IA apenas precisa de resumir um contrato, classificar um processo ou extrair determinada informação, provavelmente não precisa de conhecer o número de identificação, a morada, a assinatura ou a conta bancária das pessoas que nele aparecem. Anonimizar previamente reduz a quantidade de informação pessoal exposta a ferramentas posteriores.

Para mais detalhe sobre esta distinção, consulte o nosso guia sobre anonimização e pseudonimização e sobre como anonimizar um PDF passo a passo.

Que tipo de solução deveria utilizar uma Administração?

Uma Administração deveria priorizar uma solução especificamente concebida para anonimização documental que possa comprovar: tratamento limitado à finalidade, controlo sobre armazenamento e terceiros, ausência de reutilização para treino, segurança, rastreabilidade e cumprimento do ENS quando aplicável.

A capacidade de encontrar um número de identificação é apenas uma parte do problema. A questão realmente importante é o que acontece a esse número antes de ser eliminado.

AnonimizIA: anonimização concebida para o setor público

A AnonimizIA, desenvolvida pela oGov, foi concebida especificamente para trabalhar com documentação administrativa. A sua abordagem combina anonimização mediante IA com garantias de segurança, rastreabilidade e governo do dado.

Segundo a informação pública do serviço, os modelos são executados em servidores da União Europeia sem enviar os documentos a APIs externas, a oGov acredita ENS categoria MÉDIA e a infraestrutura utilizada dispõe de ENS ALTO. A plataforma incorpora ainda registo das operações e certificado de governo do dado.

Porque para uma Administração não basta que o documento final esteja anonimizado. Também deve poder confiar em tudo o que acontece antes de o obter.

Perguntas frequentes

Carregar um documento numa IA é tratamento de dados pessoais?

Sim, quando contém dados pessoais. A consulta, transmissão ou utilização do documento já constituem tratamento nos termos do RGPD.

Pode uma Administração utilizar ChatGPT, Gemini ou Copilot para anonimizar?

Não existe uma proibição geral por produto. Deve analisar-se a modalidade concreta utilizada e as suas garantias sobre finalidade, armazenamento, treino, subcontratantes, localização, segurança e relação contratual.

O que deve ter uma IA para anonimização do setor público?

Deve oferecer garantias verificáveis de proteção de dados, segurança, controlo de terceiros, limitação de finalidade, rastreabilidade e cumprimento do ENS quando aplicável.