Glosario de anonimización de datos y documentos
Anonimizar, seudonimizar, tokenizar, disociar o generar datos sintéticos no son sinónimos, y confundirlos tiene consecuencias jurídicas. Estas son las definiciones, con su encaje en el RGPD.
- Anonimización
Proceso irreversible que elimina de un documento o conjunto de datos toda información que permita identificar a una persona.
Un dato realmente anonimizado deja de ser dato personal y queda fuera del ámbito del RGPD. La clave es la irreversibilidad: si con información adicional razonablemente disponible se puede volver a la identidad original, no hay anonimización.
- Seudonimización
Sustitución de los identificadores por un código o alias que permite recuperar la identidad con información adicional guardada aparte.
El RGPD la define expresamente y la considera una medida de seguridad, no una salida del reglamento: el resultado sigue siendo dato personal. Es útil cuando el expediente debe seguir siendo trazable internamente.
- Tokenización
Técnica de seudonimización que cambia el dato por un token sin valor semántico, con una tabla de equivalencias.
Se usa mucho con identificadores como el DNI o el número de expediente. Al existir esa tabla, la operación es reversible y el conjunto resultante sigue estando protegido por el RGPD.
- Datos sintéticos
Datos generados artificialmente que imitan las propiedades estadísticas de los originales sin corresponder a personas reales.
Sirven para pruebas, formación o desarrollo de sistemas. Requieren comprobar que la generación no reproduce registros reales identificables.
- Redacción (redaction)
Supresión del contenido concreto de un documento, dejando constancia visible de que allí había información.
Hecha correctamente, elimina el texto del archivo. Hecha como un rectángulo dibujado encima, solo lo tapa visualmente y el texto sigue siendo extraíble: ese es el error más frecuente al anonimizar un PDF.
- Disociación
Separar los datos personales del resto de la información para poder difundir el contenido sin identificar a nadie.
Es el término que emplea la normativa de transparencia: cuando la información solicitada puede entregarse disociada, se concede el acceso al contenido sin los datos personales de terceros.
- Metadatos
Información oculta que acompaña al archivo: autor, organización, fechas, comentarios, revisiones y rutas.
Un documento puede tener el cuerpo perfectamente anonimizado y seguir revelando el nombre del funcionario, el equipo o la ruta interna de red en sus propiedades. La limpieza de metadatos forma parte del proceso.
- Reidentificación
Volver a asociar unos datos supuestamente anónimos con la persona a la que pertenecen.
Puede lograrse cruzando varias fuentes publicadas por separado, aunque cada una parezca inofensiva. Por eso el análisis de riesgo debe hacerse sobre el conjunto publicado, no documento a documento.
- Dato personal
Cualquier información sobre una persona física identificada o identificable.
Incluye identificadores indirectos: un cargo, una dirección, una matrícula o una combinación de fechas puede identificar a alguien aunque no aparezca su nombre.
- Categorías especiales de datos
Datos de salud, origen étnico, opiniones políticas, religión, afiliación sindical, vida sexual y datos biométricos o genéticos.
Su tratamiento está sometido a condiciones reforzadas. En documentos administrativos aparecen sobre todo en servicios sociales, subvenciones y expedientes sancionadores.
- Minimización de datos
Principio del RGPD según el cual solo deben tratarse los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario.
Es el fundamento práctico de la anonimización en publicación activa: si la finalidad se cumple sin los datos personales, no deben publicarse.
- Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
Marco español de seguridad para los sistemas de información del sector público, regulado por el Real Decreto 311/2022.
Clasifica los sistemas en categoría Básica, Media o Alta. Un proveedor que trate documentos de una administración forma parte de su sistema de información y debe acreditar su cumplimiento.
- Encargado del tratamiento
Quien trata datos personales por cuenta del responsable, con un contrato que fija finalidades, garantías y plazos.
Al contratar un servicio de anonimización, la administración sigue siendo responsable y el proveedor actúa como encargado, con obligaciones de confidencialidad, seguridad y devolución o supresión de los datos.
- OCR
Reconocimiento óptico de caracteres: convierte en texto legible el contenido de documentos escaneados e imágenes.
Sin OCR, un PDF escaneado es una foto: ninguna búsqueda automática encontrará el DNI que aparece en él, y la anonimización se queda incompleta.
- Trazabilidad
Registro auditable de qué se anonimizó, cuándo, sobre qué documento y quién lo aprobó.
Es lo que permite justificar el proceso ante una reclamación, una auditoría o la propia autoridad de control.
¿En qué normativa se basa esta página?
Todo lo que se explica aquí se apoya en normativa publicada y en las orientaciones de la Agencia Española de Protección de Datos. Estos son los textos originales:
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