Guía práctica
Cómo tapar datos personales de forma segura
Cuando hablamos de tapar datos personales, normalmente pensamos en ocultar un DNI, una dirección, un teléfono, un correo electrónico o una firma.
Tapar datos personales consiste en ocultar o eliminar información que permite identificar a una persona antes de compartir o publicar un documento. Para hacerlo de forma segura no basta necesariamente con cubrir visualmente el dato: es importante comprobar que la información no siga siendo recuperable en el archivo resultante.
Sin embargo, en documentos digitales existe una diferencia importante entre hacer que un dato deje de verse y eliminarlo realmente del documento.
Esto es especialmente relevante cuando el archivo va a publicarse en Internet, en una sede electrónica, en un portal de transparencia o va a compartirse con terceros.
Proceso
¿Cómo tapar datos personales?
Para tapar datos personales correctamente hay que identificar la información que debe protegerse, determinar si realmente debe eliminarse, aplicar una técnica que elimine u oculte de forma segura el dato y comprobar el documento resultante antes de publicarlo o compartirlo.
- 1
Identificar los datos personales
Localizar información que pueda identificar directa o indirectamente a una persona.
- 2
Determinar qué debe eliminarse
No todo dato identificativo debe eliminarse automáticamente.
- 3
Aplicar correctamente la anonimización
No limitarse a modificar la apariencia visual del documento.
- 4
Comprobar el resultado
Verificar que el documento final no conserva información que se pretendía eliminar.
Identificación
¿Qué datos personales se pueden tener que tapar?
No existe una lista universal de datos que deban eliminarse en todos los documentos. Depende del tipo de documento, del contexto y de la finalidad de su publicación.
| Tipo de dato | Ejemplo |
|---|---|
| DNI / NIE | 12345678X |
| Dirección particular | Calle Ejemplo, 10 |
| Teléfono personal | 600 000 000 |
| Correo electrónico personal | nombre@email.com |
| Firma manuscrita | Imagen de una firma |
| Datos bancarios | IBAN |
| Determinados identificadores | Códigos o números asociados a una persona |
| Información sensible | Datos especialmente protegidos |
| Datos indirectamente identificativos | Combinaciones de información que permiten identificar |
La necesidad de ocultar un dato debe analizarse según el contexto.
Riesgo habitual
¿Sirve poner un rectángulo negro para tapar datos personales?
No necesariamente.
Cubrir visualmente un dato con un rectángulo negro o blanco puede impedir que se vea al abrir un documento.
Sin embargo, dependiendo de cómo se haya creado o editado el archivo, el contenido original puede seguir formando parte del PDF. Eso significa que el texto podría seguir siendo seleccionable, copiable o recuperable utilizando determinadas herramientas.
ocultar visualmente ≠ eliminar el dato del documento.
Ocultar visualmente
Dato visible → se coloca una capa encima → el dato puede seguir formando parte del archivo.
Anonimizar
Se identifica el dato → se elimina correctamente → se genera una nueva versión para publicar o compartir.
Un rectángulo no garantiza por sí solo la eliminación: el resultado depende de cómo se haya editado y exportado el documento.
Criterio antes que volumen
Tapar datos personales no significa taparlo todo
Una anonimización correcta no consiste en borrar toda la información que identifica a personas, empresas o actuaciones administrativas.
En determinados documentos públicos puede existir información cuya publicación sea necesaria o esté justificada. Dependiendo del contexto, pueden existir datos como:
- Empresa adjudicataria
- CIF
- Importe de un contrato
- Personas en ejercicio de funciones públicas
- Plazos
- Información económica
- Características de un procedimiento
La dificultad no está únicamente en detectar datos. Está en determinar qué información debe protegerse y cuál debe permanecer visible.
Conceptos
¿Tapar datos personales y anonimizar es lo mismo?
En lenguaje cotidiano usamos expresiones como tapar datos personales, ocultar datos, borrar información de un PDF, censurar información o tachar datos.
En un contexto técnico, hablamos de anonimización cuando se trata la información de manera que una persona deje de ser razonablemente identificable a partir del resultado.
Anonimización y seudonimización
La seudonimización no es lo mismo que la anonimización. En un proceso de seudonimización sigue existiendo información adicional que permite volver a asociar los datos con una persona.
Documentos digitales
Cómo tapar datos personales en un PDF
Para tapar datos personales en un PDF hay que localizar la información, decidir qué datos deben eliminarse, aplicar correctamente la anonimización y comprobar que esos datos no siguen presentes de forma recuperable en el archivo final.
Consulta la guía práctica sobre cómo tapar datos personales en un PDF sin que puedan recuperarse. Si buscas aplicar el proceso con una herramienta, visita la página para anonimizar un PDF.
Escala
Cómo tapar datos personales automáticamente
Cuando hay que revisar uno o dos documentos, parte del proceso puede realizarse manualmente. Cuando una organización trabaja con cientos o miles de documentos, el problema cambia.
- Localizar automáticamente información
- Aplicar criterios de anonimización
- Reducir trabajo manual
- Permitir revisión
- Mantener criterios homogéneos
- Generar versiones preparadas para publicar
AnonimizIA
Tapar datos personales automáticamente con AnonimizIA
AnonimizIA es una solución de anonimización documental que utiliza inteligencia artificial para detectar información susceptible de anonimización y generar una versión anonimizada del documento.
AnonimizIA permite aplicar criterios de anonimización según el tipo de documento y la configuración definida por la organización.
El objetivo no es “encontrar todos los datos y borrarlos”, sino ayudar a aplicar criterios de anonimización adecuados al documento y a su finalidad.
Puedes consultar también el software de anonimización de documentos.
Elementos detectables
- DNI
- Correos electrónicos
- Firmas
- Determinados códigos de verificación
- Otros elementos según la configuración aplicada
Sector público
Tapar datos personales en documentos administrativos
En la Administración Pública, la anonimización afecta a numerosos tipos documentales. Cada tipo documental puede requerir criterios diferentes de anonimización. Por eso no debería aplicarse la misma regla automática a todos los documentos.
Amplía el contexto en nuestra guía de anonimización de documentos en la Administración Pública.
Caso ficticio
Ejemplo: ¿qué deberíamos tapar?
Extracto de adjudicación
- Empresa adjudicataria
- Construcciones Ejemplo, S.L.
- CIF
- B12345678
- Importe
- 48.000 €
- DNI particular
- 12345678X
- Email particular
- nombre@email.com
- Firma manuscrita
- Incluida
Una herramienta que simplemente buscase datos identificativos y los borrase podría eliminar toda esta información.
Pero ese resultado no necesariamente sería correcto.
Dependiendo del contexto, determinada información relativa a la empresa adjudicataria, su CIF o el importe puede tener que permanecer visible, mientras que ciertos datos personales sí pueden requerir anonimización.
Anonimizar no consiste en borrar más. Consiste en proteger correctamente aquello que no debe aparecer.
Control final
Antes de publicar un documento
- ¿Has localizado los datos personales relevantes?
- ¿Has determinado qué información debe permanecer visible?
- ¿Los datos eliminados han desaparecido realmente?
- ¿O simplemente están cubiertos visualmente?
- ¿Hay información personal en otras páginas del documento?
- ¿Existen firmas, identificadores o códigos?
- ¿El documento sigue siendo comprensible?
- ¿Has revisado la versión final antes de publicarla?
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Preguntas frecuentes
¿Qué significa tapar datos personales?
Tapar datos personales significa ocultar o eliminar información que permite identificar a una persona antes de publicar o compartir un documento.
¿Cómo puedo tapar datos personales en un PDF?
Debes localizar la información, determinar qué datos deben eliminarse, aplicar una técnica que los elimine de forma segura y comprobar posteriormente el archivo resultante.
¿Es suficiente poner un cuadro negro encima de un dato?
No necesariamente. El dato puede dejar de verse pero continuar formando parte del archivo. Por eso es necesario comprobar que la información se ha eliminado correctamente.
¿Qué datos personales hay que tapar?
Depende del documento y de su finalidad. DNI, direcciones particulares, teléfonos, correos electrónicos, firmas o datos bancarios son algunos ejemplos que pueden requerir anonimización.
¿Se pueden tapar datos personales automáticamente?
Sí. Las soluciones de anonimización automática pueden detectar información susceptible de ser anonimizada y reducir gran parte del trabajo manual.
¿Tapar datos y anonimizar es lo mismo?
“Tapar datos” es una expresión habitual. Técnicamente, la anonimización implica tratar la información de forma que la persona deje de ser razonablemente identificable.
¿Cómo tapar datos personales en muchos documentos?
Cuando existe un volumen elevado de documentos, puede utilizarse una solución especializada de anonimización documental que automatice parte de la detección, aplicación de criterios y generación de documentos anonimizados.
¿Necesitas anonimizar documentos de forma automática?
AnonimizIA ayuda a detectar y anonimizar información en documentos para reducir el trabajo manual y facilitar la generación de versiones preparadas para su revisión y publicación.